ANAGRAFICHE E AGENDA

Gestire informaticamente l'operatività dell'accettazione, ed in particolare modo l'utilizzo dell'agenda, dà quel valore aggiunto necessario per migliorare la qualità organizzativa sia in termini di efficacia che di efficienza.

ANAGRAFICHE Persone Organizzazioni		MMEngine, per la gestione delle anagrafiche, permette di inserire tutte le informazioni di tutti i soggetti che intrattengono rapporti con l'azienda. MMEngine raggruppa le anagrafiche in due insiemi di base: l'insieme delle persone e l'insieme delle organizzazioni. All'insieme delle persone appartengono le vere e proprie persone fisiche con una sezione apposita dedicata alla raccolta dei loro personali dati anagrafici: indirizzo di residenza, domicilio, altre ubicazioni abituali, numeri di telefono utilizzati, composizione del nucleo familiare, curriculum professionale, indirizzi di posta elettronica. All'insieme delle organizzazioni appartengono invece tutte le altre strutture complesse composte a loro volta da una o più persone, ad esempio i clienti e fornitori, le società di servizi comunali, le libere associazioni e così via. A ciascuna di queste anagrafiche MMengine gestisce la lista dei collegamenti così, ad esempio, è possibile sapere che all'interno dello studio professionale "Commericalisti Associati" lavorano il dott. Rossi ed il dott. Bianchi in qualità di titolari dello studio e i signori Verdi, Gialli e Neri in qualità di impiegati. Di ciascuna organizzazione MMengine tiene traccia di: documentazione cartacea inviata e ricevuta (quella inviata prodotta con la videoscrittura interna al gestionale, quella ricevuta archiviata all'interno del gestionale mediante scansione fotografica); documentazione elettronica tramite email inviate e ricevute (); data e ora delle telefonate effettuate e ricevute dal sistema di telefonia collegato al gestionale; appuntamenti ed eventi fissati in agenda; appartenenza a sottoinsiemi specifici costruiti per effettuare azioni di marketing, di fornitura o quant'altro. Il sottoinsieme più importante delle organizzazioni è rappresentato da quello dei clienti e fornitori. All'interno delle organizzazioni facenti parte di questo sottoinsieme saranno pertanto a disposizione anche tutti i dati derivanti dalla gestione dei movimenti contabili ad essi riferiti.
TIPOLOGIE AGENDA Giornaliera Settimanale		MMengine prevede diversi tipi di agenda, tutti configurabili dall'utente secondo le proprie esigenze. Così ad esempio è possibile organizzare gli eventi sia in viste giornaliere che settimanali che riferite,schermo permettendo, a periodi più lunghi. In questo modo gli utenti possono visualizzare e ricercare le stesse informazioni su planning diversi adeguandosi alle esigenze della segreteria telefonica piuttosto che dell'ufficio del singolo professionista. Tutte le informazioni inserite in agenda sono accessibili da qualunque punto della struttura in tempo reale e configurabili in base ai parametri della singola postazione. Gli appuntamenti più prossimi sono inoltri visualizzabili su internet attraverso un'apposita porta di accesso riservata. Ciascun evento nel momento in cui viene schedulato in agenda può essere collegato a: persone (es: i partecipanti all'evento), organizzazioni (es: le società cui fanno capo le persone partecipanti), documenti di videoscrittura (es: l'ordine del giorno dell'incontro), fogli di calcolo (es: dati economici in discussione), indirizzi (es: luogo dove si svolge la riunione), insiemi (es: insieme delle riunioni sullo stesso tema), rimborsi (es: rimborsi economici riconosciuti ai partecipanti), note, altri eventi collegati. Da ciascun punto dell'agenda è possibile accedere direttamente a uno qualunque dei dati collegati a ciascun singolo evento. Una sofisticata gestione dei tempi delle risorse disponibili permette infine di rappresentare graficamente le fasce temporali in cui ciascun evento può essere calendarizzato. Così oltre alla disponibilità del personale nelle fasce orarie di lavoro è possibile visualizzare contemporaneamente la disponibilità di un certo macchinario da utilizzarsi per un'attività lavorativa specifica. Ad esempio, in uno studio di geometri, pur essendoci la disponibilità oraria di più addetti, la richiesta di due perizie da effettuarsi nella stessa mattinata potrebbe essere negata per la mancaza di un secondo strumento di misurazione.
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