DIREZIONE OPERATIVA

L'elaborazione di reports, completi di grafici, rappresenta lo strumento di analisi e di controllo indispensabile per il Responsabile della Direzione che grazie alla capacità di sintesi, tipica dei reports, può effettuare al meglio scelte operative e strategiche.

CONTROLLO GIORNALIERO		Il controllo giornaliero è lo strumento più semplice e di uso quotidiano che consente di monitorare gli incassi delle singole prestazioni sanitarie nonchè i pagamenti effettuati. Tale controllo è suddiviso in due tabelle: pazienti, dove vengono riportati i nominativi dei paziente, le terapie eseguite, l'importo delle terapie, quanto è stato incassato e, ove fossero stati fatti, gli sconti relativi; movimenti di cassa e banca, dove vengono riportate le entrate percepite da pazienti o altri clienti nonchè le uscite sia di cassa che di banca attribuite ciascuna ai relativi capitoli di spesa.
ANALISI PREVENTIVI		La capacità della struttura odontoiatrica di far sì che le proposte cliniche presentate ai pazienti vengano accettate e si traducano in nuovo lavoro da portare a termine è sicuramente, se non il più importante, uno dei più importanti dati che la direzione deve tenere sotto controllo. Per analizzare tale grado di accettazione G.S.O. mette a disposizione svariati tipi di rapporti mettendo in relazione i preventivi accettati o meno con le altre informazioni presenti nel database ed ad essi correlate. A seguire alcuni esempi: riepilogo per mese: riepiloga i preventivi proposti ed accettati negli ultimi 12 mesi in termini quantitativi e di valore. Il numero di preventivi proposti ed accettati può essere immediatamente incrociato con: fascia di età dei pazienti ; fascia di importo dei preventivi proposti; professione dei pazienti; tipologia di prestazione; riepilogo per categoria odontoiatrica: visualizza, per ogni categoria, il valore proposto e lo suddivide tra accettato e non accettato, con le relative percentuali; accettazione progressiva preventivi: riepiloga in un tabulato mensile quanti preventivi sono stati accettati evidenziando come il momento di accettazione di ciascuno di essi possa essere: contestuale alla presentazione; entro 30 gg dalla presentazione; oltre 30 gg dalla presentazione. accettazione per operatore: G.S.O. prevede per ciascun preventivo la possibilità di inserire il nome dell'operatore clinico che ha visitato il paziente e che ha fornito allo stesso le spiegazioni relative al trattamento clinico proposto, nonchè il nome dell'operatore amministrativo che ne ha illustrato i costi e le possibilità di pagamento. Queste due informazioni permettono così di effettuare un'ulteriore analisi sul grado di accettazione dei preventivi in dipendenza dalla capacità espositiva e relazionale di chi svolge la funzione di presentazione della proposta terapeutica.
ANALISI DELLA PRODUZIONE		Nel momento in cui la struttura odontoiatrica funziona a pieno regime un'attenta analisi della produzione risulta di fondamentale importanza per meglio distribuire le risorse eliminando le inefficienze per meglio avvicinarsi ad una congiuntura ottimale. Gli strumenti messi a disposizione dal G.S.O. per monitorare la produzione sono: riepilogo per macro categoria; riepilogo per categoria odontoiatrica; riepilogo per terapia; riepilogo tempistica. Riepilogo per macro categoria: utilizzato principalmente nelle strutture polispecialistiche consente di visualizzare il valore della produzione della struttura riferito ad un certo periodo suddiviso per settore operativo. Così ad esempio quei centri che, oltre all'odontoiatria, effettuano anche altre specialità, quali ad esempio la chirurgia estetica piuttosto che la medicina sportiva o, nel caso di poliambulatori, svariate altre branche della medicina (cardiologia, analisi di laboratorio, oculistica, ...), possono immediatamente confrontare tra loro i valori della produzione derivanti dalle varie specialità. Riepilogo per categoria odontoiatrica: consente di calcolare la ripartizione della produzione odontoiatrica tra diagnostica, radiologia, igiene, endodonzia, conservativa, parodontologia, chirurgia, implantologia, protesi, ortodonzia, gnatologia, pedodonzia, patologia orale. I tipi di analisi disponibili su ciascuna categoria sono: confronto tra categorie in base al valore della produzione; confronto tra il valore della produzione di ciascuna categoria ed i tempi impiegati per portare la produzione corrispondente; ripartizione del valore della produzione per categoria odontoiatrica e per fascia di età; ripartizione del numero di pazienti per categoria odontoiatrica e per fascia di età; ripartizione del valore della produzione e numero di pazienti visti per categoria odontoiatrica. Riepilogo per terapia: consente di visualizzare per ogni tipo di terapia il numero ed il valore delle prestazioni effettuate in un certo periodo. Il riepilogo può essere effettuato per: tutte le terapie a listino; una o più gruppi di terapie; le terapie eseguite da un certo operatore; le terapie collegate ad una specifica convenzione; le terapie effettuate in una determinata sede. Per ogni tipo di terapia vengono riportati: il valore dell'eseguito: monetizzazione di tutte le fasi di terapia eseguite nel periodo ricercato; il numero di terapie terminate; il valore delle terapie terminate suddiviso tra: valore del periodo che indica il valore delle fasi delle terapie eseguite nel periodo ricercato; valore del periodo precedente che indica il valore delle fasi di terapia eseguite precedentemente al periodo ricercato. Questo succede se vi sono delle terapie suddivise in più fasi la cui esecuzione avviene in tempi diversi; la quantità di terapie accettate ma non necessariamente eseguite; il valore accettato delle terapie accettate ma non necessariamente eseguite.
ANALISI DEI COSTI		Complementare all'analisi della produzione, per determinare la redditività della struttura, è l'analisi dei costi. Per poter avere un immediato riepilogo dei costi di esercizio G.S.O. mette a disposizione la sezione passiva del conto economico. Per aver poi degli approfondimenti sulla composizione di ciascuna voce di costo sono presenti nel software svariati altri strumenti di analisi quali: un dettagliato elenco dei compensi dovuti ai collaboratori suddiviso per singolo collaboratore e per singola prestazione prestata; una distinta base dei costi dei materiali e delle risorse utilizzati per l'erogazione di ciascuna terapia; un'analisi dei tempi medi impiegati da ciascun operatore per portare a termine ciascun tipo di prestazione; un'analisi dei costi sostenuti per l'acquisto di ciascun singolo materiale; un'analisi dettagliata per manufatto dei costi di laboratorio sostenuti; un'analisi dei tempi di occupazione delle sale operative incrociabile con il personale impiegato e la tipologia di prestazioni erogate.
VALUTAZIONE FINANZIARIA		L'insieme dei pazienti ha quasi sempre nei confronti della struttura odontoiatrica un saldo contabile complessivo rispetto alle prestazioni loro già erogate diverso da zero. Tale saldo dipende dalla generale politica di concessione del credito decisa dagli amministratori. La verifica dell'andamento del credito rispetto ai pazienti mettere in evidenza eventuali disfunzioni tra tale politica e la capacità operativa reale della struttura odontoiatrica di farsi pagare secondo le modalità concordate. G.S.O. mette a disposizione una serie di strumenti finalizzati alla gestione ed al recupero dei crediti rispetto alla massa dei pazienti tra cui: un elenco di tutti i pazienti con saldo negativo rispetto all'eseguito. In tale elenco, per ciascun paziente debitore, vengono riportati: totale delle prestazioni eseguite; totale degli incassi percepiti; valore del credito; percentuale eseguito già pagato; data dell'ultima prestazione erogata; data dell'ultimo incasso; data del prossimo appuntamento; informazioni concernenti un'eventuale azione di recupero credito in corso; un elenco di tutte le scadenze già concordate con il paziente siano essere ancora da fatturare che già fatturate; una gestione mailing di lettere di sollecito, a mezzo cartaceo o posta elettronica, che tiene conto di comunicazioni precedenti, contenziosi in atto o di un imminente seduta clinica che potrebbe far preferire un'ulteriore comunicazione verbale a quella scritta; un' analisi del credito suddivisa per categorie omogenee di pazienti secondo professione, fasce di età, fasce di importo od altri criteri di aggregazione.
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